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Perfekte Planung

Perfekter Start ins Leben zu zweit

Es kommt doch eher selten vor, dass schnell beim Standesamt die Heirat besiegelt wird, sich das frischgebackene Ehepaar auf eine spontane Hochzeitsreise begibt und anschließend sang- und klanglos zurückkehrt in den Alltag. Für die meisten Paare ist schließlich die Hochzeit DAS Ereignis in ihrem Leben, an dem möglichst viele Freunde, Verwandte, Bekannte und Kollegen teilhaben sollen und das noch nach Jahren bei Brautpaar und Gästen voller positiver Erinnerungen im Gedächtnis nachklingt. Deshalb muss bereits bei der Planung jedes noch so kleine Detail beachtet werden. Nur so lassen sich Pannen schon im Vorfeld vermeiden.

Frühzeitig planen

Geheiratet wird fast immer am Wochenende. Die meisten Hochzeiten finden zwischen Frühjahr und Herbst statt, wobei der Mai als beliebtester Monat für eine Eheschließung gilt. Nicht umsonst trägt der Mai den Beinamen "Wonnemonat"!
Da sich nun fast alle Paare auf diesen Monat konzentrieren, kann es zuweilen knapp werden, wenn es um die Buchung einer bestimmten Location für das Event geht. Das bezieht sich ebenfalls auf sämtliche Dienstleister rund um den Anlass, d. h. auf Floristen, Friseure, Make-up-Artisten, Fotografen, DJs, Braut- und Herrenausstatter, Catering-Unternehmen usw. Auch professionelle Hochzeits-Planer, die Ihnen wirklich viel Stress ersparen können, stehen im Frühjahr extrem unter Termindruck! Deshalb ist eine lange Vorlauf- bzw. Planungszeit von etwa eineinhalb bis zwei Jahren heutzutage nichts Ungewöhnliches mehr. Eine längere Verlobungszeit ist mittlerweile ohnehin wieder sehr gefragt.

Gäste rechtzeitig informieren

Versenden Sie Ihre Einladungen so früh wie möglich - das gilt umso mehr, wenn Sie den Termin für Ihre Hochzeit in den Sommer legen. Grund: für die Sommermonate buchen viele Leute ihre Urlaubsreise, ganz gleich, ob es sich um Familien mit Kindern oder um Singles handelt. Dank frühzeitiger Information gelingt es den Eingeladenen meist, beides in Einklang zu bringen.

Anzahl der Gäste

Auch wenn Sie auf der Einladung um eine Rückmeldung gebeten haben, gerät diese bei den Geladenen oftmals ohne böse Absicht in Vergessenheit. Aber die exakte Anzahl Ihrer Gäste stellt einen immens wichtigen Faktor für Ihre Planung dar. Ohne diese Größe ist eine Planung der Feier kaum möglich. Von ihr hängt in erster Linie die Wahl der Location ab. Stellen Sie sich vor, Sie buchen einen Raum für 50 Personen in einem gemütlichen Restaurant, doch plötzlich erscheinen noch 20 weitere Gäste und möchten ebenfalls bewirtet werden. Von einem ruhigen Fest wird dann nicht mehr die Rede sein. Oder Sie haben einen großen Ballsaal prächtig ausstaffieren lassen - aber statt der erwarteten 180 Gäste reist nur knapp die Hälfte an. Schade um Essen und Getränke! Und die Anwesenden erden sich etwas verloren vorkommen in der Unendlichkeit des Raums. Um derartige Pannen zu vermeiden, empfiehlt es sich, noch einmal alle eingeladenen Personen anzurufen.

Bedürfnisse der Gäste

Die Freunde aus der Schulzeit haben eine lange Tour mit dem Auto hinter sich und die Cousine samt Familie reist mit der Bahn an - gerne würden sich die Gäste vor der Feier noch einmal frisch machen oder, falls es bis zum Hochzeitsmahl noch lange dauert, vorab etwas essen. Dazu sollte ein kleiner Snack bereitgestellt werden, ebenso Getränke.
Bei Auswahl und Zusammenstellung von Snack und Hochzeitsessen haben Sie selbstverständlich die persönlichen Bedürfnisse Ihrer Gäste berücksichtigt. Stellen Sie sich einfach einen Vegetarier vor, der vor dem üppig beladenem Fleischbüffet steht. Auch Menschen verschiedener religiöser Weltanschauungen unterliegen diversen Vorschriften beim Essen. Damit alle Gäste Ihre Hochzeitsfeier nur mit positiven Erinnerungen im Gedächtnis behalten, darf es zu keiner lebensbedrohlichen Situation für Allergiker kommen.
Ganz wichtig: die Kleinen nicht vergessen. Sorgen Sie auch für kindgerechte Snacks und halten Sie Spielzeug parat. Einige Gäste werden vielleicht ihren Hund zum Fest mitnehmen. Bitte beziehen Sie die Vierbeiner ebenfalls in die Planung ein - mit Futter, Leckerlis und einem Napf mit frischem Wasser!

Schlechtes Wetter!

Rechnen Sie damit - ganz gleich, in welcher Jahreszeit Sie heiraten werden - dass das Wetter Ihre Planung gehörig durcheinanderwirbeln kann! Das Oldtimer-Cabrio steht für den Weg zum Standesamt bereit, plötzlich kündigt sich ein Regenschauer an. Sie wollen mit der Kutsche zur Kirche vorfahren, doch aufgrund eines spontan aufziehenden Gewitters verweigern die Kutschpferde ihren Dienst. Die weiße Zeltstadt in Ihrem Garten, festlich dekoriert und bereits komplett vom Catering-Service ausgestattet, wartet auf die Gäste. Leider entwickelt sich die laut Wetterprognose leichte Brise zu einem handfesten Sturm. Planen Sie deshalb auf jeden Fall Alternativen für unvorhersehbare Wetterkapriolen ein, und zwar frühzeitig und nicht erst, wenn Ihre 'persönliche Klimakatastrophe' eingetreten ist! Achten Sie darauf, dass auch eine Alternative etwas Besonderes darstellen sollte und nicht als Notlösung an diesen schönen Tag in Erinnerung bleibt.

Profis engagieren

Wir alle freuen uns über Hilfe und Ratschläge wohlmeinender Mitmenschen. Besonders anlässlich eines großen Ereignisses wie der eigenen Hochzeit, die im Vorfeld vorausschauend geplant werden muss, greifen Braut und Bräutigam gerne zu jedem Hilfsangebot. Doch häufig entsteht aus einem kleinen Kompetenzgerangel unter den Helfern so mancher Kleinkrieg, der die Vorfreude auf den großen Tag bei allen Beteiligten etwas trübt. So besteht beispielsweise die Schwester darauf, als Floristin die Blumendekoration der Tafel und des Saals zu übernehmen, die Brautmutter möchte aber gerne den Auftrag dem Blumenladen in der Nachbarschaft erteilen. Ihnen gefällt aber weder der Stil der Schwester, noch der des Blumenladens. Der Onkel ist seit 50 Jahren als Fotograf auf Familienfeiern ein beliebter Gast - entsprechend altertümlich sehen seine Fotos aus. Und fast jeder männliche Verwandte oder Freund drängt darauf, das Paar mit seinem Wagen zur Trauung zu fahren. Ihnen schwebt allerdings hinsichtlich der Beförderung ein ganz spezielles Fahrzeug vor. Hier ist extremes Feingefühl gefragt: Sie möchten keinem der vielen hilfsbereiten Menschen vor den Kopf stoßen, dennoch soll dieser einmalige Tag entsprechend Ihren Wünschen und Vorstellungen ablaufen. Teilen Sie einfach ganz diplomatisch mit, dass Sie diverse Aufgaben oder gar die komplette Planung professionellen Dienstleistern überlassen. Sie möchten schließlich, dass Freunde, Verwandte und Bekannte sich als Gäste wohlfühlen und sich nicht durch irgendwelche übernommenen Aufgaben vom Feiern abhalten lassen.

Arbeiten delegieren

Ihnen liegt alles am perfekten Gelingen Ihres großen Tages. So haben Sie auch für kleine Pannen vorgesorgt: eine ausgedruckte Übersicht des Ablaufs der Feier liegt vor, ebenso ein Notfallkoffer mit diversen Utensilien wie z. B. Nähzeugs und Schere, Sekundenkleber und Klebeband, Nagelfeile, Haarklammern, Draht, Papiertaschentücher, Heftpflaster, Fleckenmittel usw.
Bitte geben Sie diese Dinge unbedingt aus der Hand! Halten Sie sich den Kopf frei (und den Rücken), damit Sie sich auf Ihrer eigenen Hochzeitsfeier auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können. Dazu zählen das Begrüßen der Gäste, das Annehmen von Präsenten, Fotoshootings und vieles mehr. Zeit zum Versorgen eines aufgeschürften Ellenbogens oder der Reparatur eines Kleidersaums dürften Sie also kaum haben. Diese kleinen Jobs delegieren Sie am besten bereits im Vorfeld. Vielleicht freuen sich die Trauzeugen über diese Aufgaben, ansonsten übernimmt vielleicht ein eigens damit beauftragter Gast die Rolle des 'Helfers in der Not'. Falls vorhanden, steht sicher auch der Wedding Planner dafür parat.

Auf das Budget achten

Damit auf das himmlische Fest kein böses Erwachen folgt, kalkulieren Sie bei Ihrer Planung besser von vornherein mit höheren Kosten, um sich einen kleinen Puffer zu verschaffen. Rechnen Sie zu knapp, sparen Sie nicht wirklich, sondern erleben eine unangenehme Überraschung, wenn bei der Nachkalkulation alle Posten viel zu niedrig veranschlagt wurden. Haben Sie deshalb während der Vorbereitungen stets Ihren Budgetrahmen im Blick, so dass Sie bereits frühzeitig Änderungen und Anpassungen durchführen können.
Vergessen Sie bei all den zu berücksichtigenden Preisen nicht die Trinkgelder für die Dienstleister. Auch um kleine Präsente für Ihre privaten Helfer sollten Sie sich kümmern!

Entspannte Kinder - entspannte Feier

Viele Freunde und Verwandte erscheinen mit ihrer Kinderschar zur Hochzeitsfeier. Damit sowohl Eltern als auch Kinder das Fest ohne Stress genießen können, kümmern Sie sich frühzeitig um eine Betreuung für die Kleinen. Das können Mitarbeiter eines professionellen Babysitter-Diensts oder vielleicht Schülerinnen oder Schüler aus Ihrem Bekanntenkreis sein, die nicht an der Party teilnehmen und sich mit der Kinderbetreuung zusätzliches Taschengeld verdienen. Engagieren Sie die "Kinderbelustigung" auch für den nächsten Morgen, dann können die Eltern ohne schlechtes Gewissen die ganze Nacht durchfeiern. Vielleicht besteht sogar die Möglichkeit, in einem separaten Raum der Location eine Schlafgelegenheit für die ganz jungen Gäste zu schaffen, mit Luftmatratzen und Decken - und unter Aufsicht der Babysitter. So können sich die Kleinen nach Bedarf zurückziehen, ohne dass deren Eltern sich zwangsläufig ebenfalls früh verabschieden müssen.
Berücksichtigen Sie bereits im Vorfeld die Bedürfnisse von Kindern in Bezug auf Essen, Unterhaltung und Schlaf, gehen Sie Problemen auf diesen Gebieten aus dem Weg. Das Abendessen für die Kleinen darf gerne früh starten, es wird sich auch wohl nicht so ausdehnen wie das der Erwachsenen.